Distrugătorul de documente este unul dintre acele echipamente de birou cărora li se acordă cea mai mică atenție. În ciuda acestui fapt, este un ajutor de neprețuit în activitatea de birou. Vă ajută să scăpați de documentele care conțin date personale și secrete comerciale, fără riscul de a ajunge în mâinile greșite. Trebuie amintit că necesitatea distrugerii permanente a documentelor care conțin date cu caracter personal ale angajaților, contractorilor sau clienților este o obligație legală în Polonia. Această obligație rezultă din Legea privind protecția datelor cu caracter personal din 1997. Acest document spune că oricine administrează un set de date este obligat să protejeze datele cu caracter personal, iar dacă îl va pune la dispoziția persoanelor neautorizate în mod conștient sau inconștient, este expus la o amendă sau restricție / privare de libertate de până la 2 ani. În practică, aceasta înseamnă că este interzisă aruncarea documentelor în coșul de gunoi, deoarece se poate sfârși foarte rău pentru antreprenor. Pentru a nu ajunge în această situație, el ar trebui să investească într-o distrugătoare de documente.
Cuprins:
- Distrugătoare de documente recomandate
1.1Cea mai bună distrugătoare de documente până în 100 PLN
1.2 Cea mai bună distrugătoare de documente până în 150 PLN
1.3 Cea mai bună distrugătoare de documente până în 200 PLN
1.4 Cea mai bună distrugătoare de documente până în 250 PLN
1.5 Cea mai bună distrugătoare de documente până în 300 PLN
1.6 Cea mai bună distrugătoare de documente până în 400 PLN
1.7 Cea mai bună distrugătoare de documente până în 500 PLN
2 Tipuri de distrugătoare de documente
3 Distrugătoare de documente din clasa DIN 32757
4 Cum să alegi o distrugătoare de documente?
5 Performanța distrugătoarei de documente
6 Înălțimea (lățimea) intrării
7 Capacitatea coșului în tocător
8 Nivelul de zgomot
9 Funcționalitățile distrugătoarelor de documente
10 Cât costă o distrugătoare de documente?
Distrugătoare de documente recomandate
Cea mai bună distrugătoare de documente până în 100 PLN
Peach PS300-21
Cea mai bună distrugătoare de documente până în 150 PLN
Tracer Razor TRX-503
Cea mai bună distrugătoare de documente până în 200 PLN
Rexel Alpha Strip Cut
Cea mai bună distrugătoare de documente până în 250 PLN
Tracer CUTTER TRX-119
Cea mai bună distrugătoare de documente până în 300 PLN
Fellowes P-48C
Cea mai bună distrugătoare de documente până în 400 PLN
Fellowes 53C
Cea mai bună distrugătoare de documente până în 500 PLN
Rexel STYLE+
Tipuri de distrugătoare de documente
Producătorii oferă diferite tipuri de distrugătoare de documente. Datorită selecției mari, la început merită să specificați nevoile și bugetul pe care îl aveți. Magazinele au distrugătoare de documente pentru birouri mici și întreprinderi casnice, întreprinderi mijlocii și instituții mari. Această diviziune se bazează pe performanțele dispozitivului și nu rezultă decât din nevoile companiei. Companiile mari investesc, de obicei, în echipamente pe scară largă, controlate central, care pot ocupa podele întregi, pentru o afacere condusă de acasă, achiziționați mai bine un dispozitiv compact care nu va ocupa mult spațiu.
Distrugătoare de documente din clasa DIN 32757
Distrugătoarele de documente sunt, de asemenea, împărțite în ceea ce privește documentele care trebuie distruse în acesta. În acest sens, există în mod clar un dispozitiv care permite două tipuri de distrugere a hârtiei. Primul nu este decupat, al doilea este tăiat (tăiat în cruce). Pentru documentele cu clasificări de înaltă securitate, mărunțitoarele transversale sunt cea mai bună alegere.
Trebuie menționat, totuși, că ambele modele ar trebui să taie documente în conformitate cu dimensiunea DIN 32757. Acest standard este relevant pentru clasificarea securității documentelor. Acesta include 5 niveluri de securitate, dintre care se disting:
- gradul I – materiale generale și corespondență;
- gradul II – corespondență internă;
- gradul III – materiale confidențiale;
- gradul IV – materiale secrete;
- gradul V – materiale de top secrete.
Cu echipamente foarte avansate și scumpe, vă puteți întâlni, de asemenea, în clasa a VI-a, care a fost creată pentru nevoile agențiilor guvernamentale americane. Distrugătoarele de documente dedicate acestora mărunțesc documentele până în 1 x 5 mm.
Cum să alegi o distrugătoare de documente?
Alegerea unei distrugătoare de documente trebuie să se bazeze în primul rând pe nevoile dumneavoastră. Pentru persoanele care vor distruge doar documentele specificate în clasa I din DIN 3275, este suficient echipamentul de bază cu parametrii cei mai mici. Acestea se regăsesc, de asemenea, în clasamentul distrugătoarelor de documente, care sunt cel mai des cumpărate. Funcționează bine pentru întreprinderile mici, pentru întreprinderile casnice și de asemenea și pentru întreprinderile mijlocii. Distrugătoarele de documente mici pot fi de asemenea utilizate pentru uz privat.
Cu toate acestea, indiferent de dimensiunea dispozitivului pe care îl alegeți sau de tipul de distrugere a documentului pe care îl alegeți, tocătorul este în continuare un dispozitiv care are un set de parametri. Acestea sunt importante pentru ca aceasta să lucreze eficient. Când cumpărați o distrugătoare de documente, nu puteți trece peste aceștia.
Performanța distrugătoarei de documente
Cel mai important parametru la achiziționarea unei distrugătoare de documente este performanța mașinii. El este cel care trebuie să fie devotat cel mai mult timp. Distrugătoarele de documente ieftine și, de asemenea, cele mai puțin eficiente pot distruge 5 foi de hârtie simultan, după care trebuie să se odihnească. Distrugătoarele de documente calitative sunt modele care mărunțesc până la 650 de coli simultan, iar în timpul întregului proces, hârtia devine resturi mici de hârtie. Capacitatea de tocat trebuie selectată pentru a se potrivi nevoilor dumneavoastră. De obicei, mărunțitoarele cu cea mai mică capacitate sunt alese pentru uz privat și pentru birouri mici. Pentru companiile mai mari, se recomandă modele care să distrugă 10 foi într-o singură utilizare, în timp ce întreprinderile mari și corporațiile ar trebui să caute modele adaptate funcționării continue. Astfel de mărunțitoare pot fi acționate tot timpul, fără a aștepta ca motorul lor să se răcească, după ce mărunțiți unele dintre pagini. Trebuie amintit faptul că producătorii, atunci când determină capacitatea de tocat, o prevăd pentru hârtia de grosime standard, adică 70 g. Dacă dispozitivul distruge documentele tipărite pe hârtie mai groasă, capacitatea de tocat scade automat.
Înălțimea (lățimea) intrării
Pe lângă eficiență, un parametru important al tocătorului este confortul utilizării sale. Responsabil pentru acest lucru este înălțimea de intrare a tocătorului. Există diverse modele disponibile pe piață, de la cele mici potrivite pentru distrugerea CD-urilor și cardurilor de plastic, până la mașini uriașe pentru îndepărtarea a câteva sute de coli simultan. Cele mai mici mărunțitoare au un decalaj de 130 milimetri lățime. Aceasta înseamnă că documentele vor trebui distruse pe rând. Pentru echipamente avansate, lățimea spațiului este de 500 de milimetri și permite distrugerea tuturor fișierelor de documente. După cum arată clasamentul distrugătoarelor de documente, cele mai populare sunt modelele medii, în care gaura pentru distrugere este de la 220 la 300 de milimetri.
Capacitatea coșului în tocător
Atunci când alegeți un tocător, merită să acordați atenție și capacității coșului. La cele mai mici modele este o capacitate între 5 și 15 litri de hârtie tăiată, în mărunțitoarele mari capacitatea depășește 25 litri, în dispozitivele centrale este o capacitate de până la 100 litri. Capacitatea coșului este strâns legată de confortul utilizării mașinii. Coșul prea mic face necesară golirea containerului după distrugerea a doar câtorva hîrtii. Când verificați acest parametru, merită să acordați atenție și confortului golirii containerului de deșeuri. Întregul proces nu ar trebui să fie complicat și să necesite mult timp. Recipientul trebuie să fie ușor de scos și apoi introdus în dispozitiv.
Nivelul de zgomot
Distrugătoarele de documente ieftine sunt de obicei dispozitive care funcționează foarte zgomotos. Deși nu sunt utilizate tot timpul, dacă trebuie să distrugeți o cantitate mai mare de material, zgomotul generat poate perturba și împiedica munca celorlalți angajați. Deci, înainte de a cumpăra, verificați nivelul sonor al dispozitivului. Dacă este pentru a sta într-un loc în care sunt îndeplinite sarcini profesionale (și nu într-o cameră separată), este bine să pariați pe modele în care zgomotul nu depășește 50 dB.
Funcționalitățile distrugătoarelor de documente
Distrugătoarele de documente disponibile pe piață astăzi sunt de obicei echipate cu posibilitatea de a distruge capse și agrafe. Astfel de funcții se găsesc în majoritatea modelelor mai noi, dar nu se regăsesc în mărunțitoarele ieftine și în cele ale generației mai vechi. Mai mult decât atât, o mare parte a noii generații de dispozitive permite tăierea discurilor, a cardurilor magnetice, a cărților de credit și a dischetelor computerului. În modelele avansate puteți găsi, de asemenea, opțiuni pentru a scăpa de carton, cutii de carton, sticle de plastic și cutii de băuturi. Așa cum puteți vedea cu ajutorul acestui echipament, puteți scăpa de multe articole inutile. Cu toate acestea, pentru ca acesta să funcționeze eficient și utilizarea acestuia să fie confortabilă, merită să verificați cu ce funcționalități este echipată cu tocătorul. Printre cele comune se numără:
- sistemul de pornire / oprire – vă permite să porniți automat distrugătorul de documente imediat ce sistemul detectează că există hârtie; după tăiere, tocătorul se oprește automat;
- sisteme de siguranță – aceste sisteme sunt destinate să prevină înfundarea mecanismului de tăiere; funcționează pe principiul retragerii încărcăturii, dacă constată că fișierul document este prea gros pentru a fi distrus; o altă formă de sistem de securitate este cea care protejează mâinile și pătratele persoanei care folosește dispozitivul; mecanismul de tăiere din tocător poate fi foarte periculos, motiv pentru care multe dispozitive sunt echipate cu senzori care nu mai funcționează atunci când degetele ating golul de hârtie;
- funcția de anulare – vă permite să anulați o sarcină comandată, adică să returnați carduri care au fost blocate pe jumătate în mașină;
- tăvi de hârtie – vă permite să introduceți mai multe documente care vor fi preluate automat în slot și distruse într-o cantitate corespunzătoare capacității de tocat; acest tip de dispozitiv are de obicei o bandă transportoare încorporată;
- senzor de umplere a coșului – informează când recipientul de deșeuri este plin și trebuie golit;
- containerele de segregare a deșeurilor – containerele de segregare a deșeurilor sunt amplasate în mărunțitoare care taie nu numai hârtie, ci și CD-uri; aceste dispozitive au de obicei sloturi separate pentru fiecare tip de suport de informații și containere de deșeuri separate;
- roți – această funcționalitate este utilă dacă cumpărați o tocătoare mai mare, vă permite să o transportați cu ușurință dintr-un loc în altul, fără a fi nevoie să o transportați;
- coș închis – această funcție este utilă în companiile care distrug documentele cu cel mai înalt statut de securitate și nu doresc ca documentele să intre în posesia unor persoane neautorizate.
Cât costă o distrugătoare de documente?
Distrugătorul de documente nu este echipament de birou scump. Un model mic care vă permite să distrugeți mai multe pagini și nu are funcții suplimentare, poate fi cumpărat pentru un preț sub 100 PLN. Cu toate acestea, mărunțitoarele de cea mai înaltă calitate din clasamentul distrugătoarelor de documente au un preț cuprins între 200 și 300 zloți. Astfel de mărunțitoare oferă o eficiență mai mare și permit distrugerea a mai mult de o foaie de hârtie, ele sunt, de asemenea, fabricate din materiale de calitate superioară. Oamenii care sunt în căutarea mărunțitoarelor centrale, adică combinații mari, capabile să distrugă aproape orice și care sunt în permanență pregătite să lucreze, trebuie să se pregătească pentru o cheltuială de câteva mii. Clasamentul distrugătoarelor de documente, adică lista celor mai populare modele în prezent, va ajuta la alegerea unui dispozitiv atât cu funcții de bază, cât și mai complexe.
